町内会DXには自治体のプロセス改善も必要ーごみ回収奨励金ー

１）画像添付（1/17付け文書）のように先週末に横浜市資源循環局から11月実施分の申請が1/5提出期限までに未提出のため交付手続きができない連絡がきました。

自治体からの郵送文書

２）手元書類（申請書類写し）を参照し、1/9投函したことを確認。

 

３）本日1/22(月）、指定問合せ先（伝票処理受託会社：（株）システム情報センター）へ電話で状況確認。

        ー 回収業者からの伝票提供が通常の月末ではなく月初（正月休み明け）すでに循環局提出期限を過ぎていました。

　　ー回収業者からの伝票を受理直後に書類作成し投函（１/9)を手元資料で確認していることを伝えました。

　　ーシステム情報センターで1/17付けでの本町内会の提出書類受理を確認。

　　ーこの11月回収実施分の奨励金交付は、平常時同様に今月末日に横浜市から振込処理されることを確認しました。

 

４）考察：

　　ーシステム情報センターでは年末年始の郵便業務煩雑期のための申請受理遅延を理由に今回の文書発行後の町内会申請確認につながったと認識。

　　ー３）の経緯を鑑みると、年末年始の回収業者業務が月初にずれ込み、町内会での処理が1月は提出期日（1/5)に間に合わないことを事前予測し、冗長性をもって対応することが妥当だと考えられます。

　　ー1/9  投函の申請書類が１/17受理になっているのは、中区循環局が受領処理に日数を要したことと、循環局から委託業者への文書転送（郵送）が週に２回しか行われない狭間で日数経過したことが要因と考えらます。

       ーこれらすべての書類の送付作業・運用方法を改善し、ネット上で回収業者・町内会担当・横浜市中区循環局の３者間で確認・承認（または必要な訂正等）を行えば、伝票処理受託業者の仲介もなくなり（それぞれの段階での書類送付の手間も切手もいらず、今回のような問い合わせもいらず）、即時性と信頼性の高い効率的運用が行われる町内会DX化（同時に自治体DXも）の一例になると考えられます。

町内会DX2024ー共助のためにー

昨春町内会DXを開始し、少しずつ成長してきた町内会のサイト運営と少しずつ感覚が進化してきた町内会。新年2024年はさらに進化する町内会DXを目指していきます。

町内会長から町内会便り１月号に載せる会長の新年のあいさつの原稿がメールで届き、ブログ掲載を依頼されました。

もちろんWelcome, 早速町内会ブログにアップロード。

町内会便りの発行を待たずに、新年挨拶をネット配信、これこそフットワーク軽くタイムリーにフレッシュなメッセージを町内会の皆さんに届ける一例。　

これが年始に町内会長のメッセージで実行できたことに、町内会DXの進化を実感し、DX2024へ期待します。

元旦からの令和6年能登半島地震で被災・被害にあわれた方々へお見舞い申し上げます。

そして、停電では使えないとか、携帯電話が通じないとか、ITの弱さも報じられる中、改めて町内会DXを推進し、災害時対応の支援ツールになる仕組みを平時から検討し、少しずつでも実装していこうと思います。

町内会長の新年のごあいさつの中のメッセージ「この様な混沌とする情勢での、町内会の立ち位置は、どの様な形が良いのでしょうか。全員で考えなければならない問題だと思います。」に自分なりに考え微力でも行動していこうと思いました。

公助を期待する前に共助のための町内会DXも今後のテーマです。

この記事に目を止められたすべてのみなさま、

2024年がより良い年になりますようお祈りいたします。

本年もよろしくお願いいたします。

問題修正：E回覧板でGooglePhoto起動

今月のE回覧板を見た方からメールが来ました。

「E回覧板では、項目によって「Google　Photo」が起動し、メールアドレスとパスワードを要求されます。」

制作中には気づけなかった問題があるようです。

まずは、

実態把握から。

別アカウントでE回覧板の各項目を確認してみたら、

項目クリックでリンク先のGooglePhotoが開けるものと、エラーが出るものがあることが分かりました。

違いは何かな？

E回覧板の各項目に該当写真を紐づけするときにGooglePhotoからURLを転記する方法を統一していませんでした。

１）該当写真を開いたURLの窓の中をコピーして該当項目のリンク先に転記

２）該当写真を開き、右上の共有マークをクリックして、リンク作成したものをコピーして該当項目のリンク先に転記

１）の場合は製作者Googleアカウントでなければ開けないので他ではエラーになっています。２）の場合は、誰もが開けるようです。

１）だった項目を、２）に変更し改訂しました。

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 2023-11-04

2023年11月4日　E回覧板

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問題を指摘していただいた方から、修正確認のメールをいただきました。

「グーグルPhotoについて、修正されていることを確認しました。

ID、PWを入れることなく、いきなり画面が表示されるようになっています。」

問題・使用感などを指摘していただくと、同様の問題に直面しているほかの方々の助けにもなります。また、E回覧板見ているよと合図にもなり、製作者としてモチベーションにもなります。

これからもみなさんからのフィードバックをお待ちしています。

解決：QRコード読めない問題

不確定に読める人、読めない人、読めるとき、読めないときが発生していた町内会便りに掲載したQRコード問題が解決しました。

202310-16

QRコードが読めない問題

何人もの方に町内会便りのQRコード、また、スクリーン上で町内会WEBサイトのQRコード、そして、まったく別のQRコードなどの読み込みテストをしていただきました。

それぞれのスマホも違います。

どうも微妙な読み込み精度みたいです。

QRコードの画像を作りなおしました。

今月の町内会便りのQRコードのサイズを少し大きくしました。

問題を報告してくださった方から今朝メールが来ていました。

「おはようございます。

町内会便りのQRコード試しました。

見事一発変換！
ありがとうございました。」

 

きっと同問題に直面していた他の方々も、今月はすんなりQRコードが読めて、町内会WEBサイトに入ってこれたのではないかと安堵しています。

状況解析にご協力いただいたみなさん、ありがとうございます。

 

これからもおかしいなと思ったらどんどん教えてください。

問題は放置しません。

OnLine参加申し込み

消費生活推進員さんが企画された「悪質商法撃退講座」への申し込みを回覧板折込のパンフレットに記名以外の方法として、町内会WEBでの案内に参加表明できないかとのご要望をいただきました。　ブログ記事のコメント欄に参加希望を入れてもらうか、町内会メールアドレスに参加希望のメールをいただくか。。。。などなど検討した結果、OnLine参加申し込みを作成しました。

目安箱・町内会へのご意見ポスト

202307-07

GoogleFormで作成した町内会へのご意見ポストを実験開始

で使ってみたGoogleFormを今回も利用します。

参加希望者は、班名・氏名・メールアドレス・（オプションで）コメントを入れて送信してもらうことにしました。

町内会WEBサイトおよび町内会ブログに掲載した講座参加募集の記事にこのOｎLine参加申し込みのリンクを埋め込みました。　

まだまだほとんどの方は町内会WEB・ブログで情報を見ていません。　見てもコメントなどの反応はいただけません。　そんな中、すでにお二人の方がこのOnLine参加申し込みで参加表明していただいています。　

OnLine申し込み

この目的の参加希望者集計とともに、

このOnLine参加申し込みの機能評価ができ、さらには、DXでの改善を続けていくモチベーションにもなりました。　

回答していただいた方も実験的な挑戦だったとは思いますが、その「試しにやってみよう」の回答がとてもうれしいです。　ありがとうございます。

このような出欠回答や種々のアンケートなど、DX推進委員会だけでなく町内会のみなさんの理解が増していくとともに、今後の活用も広がっていければいいなと思っています。

ＤＸが町内会新役職に。

週末町内会役員会へ出席しました。

机の上のネームプレートが新調されていました。

DX（Digital Transformation）が町内会の新役職名になり、その初代担当役員を拝命しました。

町内会DX担当役員

このブログで経緯を綴ってきているように、今春から準備を始め、下添付のように、7月に町内会で会長を筆頭に実務会でのDX推進委員会設立が開示されました。

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202307-30

町内会Webサイト・町内会ブログの使用デモ

昨日の町内会役員会で、町内会長からDX推進委員会設立の説明がなされました。

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８月は町内会役員会なし、先月９月は町内会役員会を欠席していましたので、何が実務会で話し合われてきたか理解不足ですが、ついに、ＤＸが正式な役職名になったことは、そのＤＸの意味、意義の理解に町内会が大きな一歩を踏み出したと思います。

QRコードが読めない問題

8月の町内会便りで町内会DXの周知開始して２か月。

202308-11

ついにURL公開：町内会Webサイト・町内会ブログ

今月の町内会便りから上部に毎号QRコードを記載して、継続的に町内会Wevサイト、町内会ブログの周知に努めています。

ところが、

幹部のおひとりからQRコードが読めないと教えていただきました。

町内会便り記載の町内会ブログのQRコードは確かに読めないようです。

しかし、

別のところが発行しているQRコードは普通に読めるようです。

私自身で確認しても、私は読めてしまいます。

iPhoneとAndroidスマホの違いなのでしょうか？

これは、きっと声が聞こえてこない町内会のほかの方々にも同様の問題が起こっているのかもしれません。解明して、対処しないと普及への障害になってしまいます。

この幹部の方には、もうひとつのWebサイト用のQRコードも読めていないか確認中。

そして、

他のDX推進委員の方々にもQRコードが読めているか確認中。

このブログ記事をお読みなった方、

埋め込みURL記事（上部、2023、08‐11ついにURL公開：...)内のQRコード読めますか？

さあ、

この問題解決どうしていこうか。